راهنمای تکمیل فرمهای شناسنامه وضعیت پیشرفت پروژه
در این فرم که اطلاعات اولیه پروژه، جهت برنامهریزی درج میگردد، شکست فعالیتها و سایر اطلاعات اولیه (و پیشبینی شده) پروژه، ثبت شده و وضعیت پیشرفت پروژه نیز گزارش میشود. در ادامه به ارایه توضیحاتی در مورد هر یک از بندهای آن پرداخته میشود:
نام پروژه: در این قسمت عنوان پروژه که مرتبط با برنامه عملیاتی میباشد، ثبت میگردد. نام پروژه بایستی بگونهای انتخاب شود که ضمن برقراری ارتباط با هدف مربوطه، بیانگر محتوای اصلی پروژه نیز باشد.
مجری: در پروژههایی که دستگاه مسئول و مجری پروژه متفاوت هستند، مجری در این قسمت معرفی میشود.
تاریخ شروع پروژه: منظور تاریخی است که اجرای پروژه شروع شده است.
تاریخ اتمام پیشبینی شده پروژه: منظور زمانی است که طبق برنامه و براساس پیشبینی صورت گرفته پروژه خاتمه مییابد.
بودجه پروژه: در این قسمت، کل اعتبار ریالی اختصاص یافته به پروژه تعیین و ثبت میشود. این مورد برای کنترل وضعیت اعتبار پروژه مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
مبلغ تأیید شده توسط کارفرما تاکنون: منظور مبلغی است که براساس پیشرفت واقعی پروژه توسط کارفرما تأیید شده است.
مبلغ پرداخت شده توسط کارفرما تاکنون: منظور مبلغی است که بابت پیشرفت پروژه تاکنون پرداخت شده است.
ردیف: بدیهی است که در ابتدا، هر پروژه به یکسری فعالیتهای جزییتری شکسته میشود تا امکان کنترل دقیقتر آن پروژه فراهم آید. ساختار شکست فعالیت ها (WBS) (Work Break DownStructure) در واقع، زیرفعالیتهای آن پروژه را در برداشته و اطلاعات آن، تشکیلدهنده اطلاعات پروژه خواهد بود.
عنوان فعالیتها: همانگونه که در بند فوق نیز اشاره گردید، لازم است که یک پروژه به فعالیتهای جزئیتری تقسیم گردد که ساختار شکست فعالیت ها (WBS) را ایجاد نماید. در نهایت فعالیتهای جزئی شده در این ستون درج میشود.
دستگاه مسئول: در این قسمت دستگاه مسئول برای پروژه معرفی میشود که تأیید اطلاعات پروژه و گزارش پیشرفت آن توسط دستگاه معرفی شده انجام خواهد شد.
دستگاه همکار: در این قسمت اگر دستگاههایی با دستگاه مسئول همکاری دارند نام آنها ذکر میشود.
تاریخ برنامهای (پیشبینی): برای اجرای هر فعالیت زمان پیشبینی شده برای شروع و پایان آن در این قسمت مشخص میشود.
تاریخ واقعی: در این ستون، زمان شروع و پایان هر فعالیت براساس واقعیت در اجرا ثبت میشود.
درصد پیشرفت: این قسمت براساس میزان پیشرفت هر فعالیت براساس برنامه و واقعیت ارائه میشود.
ارزیابی کلی دستگاه از وضعیت پیشرفت: در این قسمت دستگاه مسئول، ارزیابی خود را از وضعیت پیشرفت پروژه ارائه میکند.
مشکلات: در این بخش مشکلاتی که منجر به اختلاف بین درصد پیشرفت پروژه براساس برنامه و واقعیت شده است ذکر میشود.
پیشنهادات: در این بخش پیشنهادات دستگاه مسئول برای رفع مشکلات ذکر شده در قسمت قبل و اجرای بهتر پروژه ارائه میشود.
جمع درصد پیشرفت، حاصل جمع درصد پیشرفت پروژه در زیر فعالیت های آن میباشد.
تنظیمکننده: نام تکمیلکنندة فرم در این قسمت میشود.
امضای بالاترین مقام دستگاه مسئول: در این قسمت، بالاترین مقام دستگاه مسئول، اطلاعات درج شده در فرم را تأیید مینماید.
تاریخ تنظیم: تاریخی است که فرم توسط دستگاه مسئول تنظیم شده است.
